Ao conjunto das funções administrativas, consideradas como um todo integrado, dá-se o nome de processo administrativo. Ele serve de base para a literatura neoclássica da administração, que busca explicar como as funções administrativas são desenvolvidas pelas organizações.

As funções do processo administrativo são:

1. Planejamento;

2. Organização;

3. Direção;

4. Controle.

Elas formam um ciclo contínuo de atividades que a função administração desenvolve nas organizações, atuando da seguinte forma:

Planejamento: é a função através da qual as atividades a serem realizadas são desenhadas e os resultados a serem obtidos são fixados;

Organização: trata-se da função de organizar os recursos disponíveis para que tudo aquilo que foi planejado possa ser executado.

Direção: é a função de dirigir a execução dos trabalhos que foram planejados, para que os objetivos da organização possam ser atingidos.

Controle: trata-se da função administrativa na qual os resultados obtidos pela organização/direção são analisados em função daquilo que havia sido planejado.   

Vamos estudar com um pouco mais de detalhes sobre cada uma dessas funções administrativas!

PLANEJAMENTO

Planejamento consiste em estabelecer objetivos e determinar o que deve ser feito para alcançá-los. As empresas podem trabalhar com planejamentos de curto e longo prazo, isso vai depender do objetivo traçado. O planejamento ocorre para a continuidade da empresa e focaliza o futuro. Essa visão é que define a importância do planejamento, pois do contrário a empresa fica perdida. É com o planejamento que a empresa pode melhor tomar suas decisões. Para Chiavenato (2002), o planejamento é feito na base de planos, pois é preciso estabelecer, antecipadamente, o que deve ser feito. Logo, podemos focar vários tipos de planos. Assim, a finalidade do planejamento é enfrentar a incerteza do futuro.

1) Planos: referem-se àquilo que deve ser feito, ele pode ser entendido como um esquema. Existem vários tipos de planos, a saber:

Programas: uma programação reúne vários tipos de plano. Ex. produção.

Procedimentos: utilizados para mostrar a sequência das rotinas. Ex: almoxarifado (emissão e preenchimento formulário – assinatura).

Métodos: detalham como uma atividade deve ser executada nos mínimos detalhes. Ex: montagem da peça de uma máquina.

Normas: são regras para dizer o que deve e o que não deve ser feito. Ex: proibição de fumar em alguns lugares, exigência de crachás etc.

2) Técnicas de Planejamento: referem-se àquilo que deve ser feito. A técnica de planejamento permite controlar os planos quanto aos prazos e tarefas a serem executadas. Exemplo: Cronograma.

ORGANIZAÇÃO

Organização é a segunda etapa do processo administrativo. Segundo Chiaventao (2002) “... é a função administrativa que se incumbe do agrupamento dos órgãos e das atividades necessárias para atingir o objetivo da empresa.” (Chiavenato, 2002, p.24).

A organização existe para alocar, arranjar, agrupar, dividir o trabalho. Especializa para que as atividades sejam executadas corretamente. Assim, organizando a empresa é possível saber quem faz o quê, de forma a evitar confusões e/ou omissões de responsabilidades na execução das tarefas. A função organização é baseada em quatro princípios, descritos a seguir:

Princípio da Especialização: Diz que a empresa deve ser baseada na divisão do trabalho para, assim, buscar a especialização das pessoas.

Princípio da Definição Funcional: Explica que cada tarefa, função, atividade e suas responsabilidades devem vir definidas por escrito. Uma técnica para representar esse princípio é o organograma

Princípio da Autoridade e Responsabilidade: Expõe que a autoridade é o poder de dar ordens e exigir obediência do subordinado e a responsabilidade, bem como o dever de prestar contas à autoridade.

Princípio Escalar: Diz que cada pessoa deve saber a quem deve prestar contas de suas funções e refere-se ao princípio anteriormente citado.

DIREÇÃO

Toda empresa precisa ser governada, dirigida. A função de direção deve orientar todos os envolvidos, a fim de decidir qual a melhor maneira de se chegar aos objetivos propostos. Chiavenato (2002) escreve:

“Estabelecidos os objetivos, definido o planejamento, organizados os trabalhos, cabe à direção fazer/executar as coisas” (Chiavenato, 2002, p.39)

Dessa forma, a direção é a função que coordena as pessoas e suas atividades após o planejamento e a organização. A direção funciona como elemento de orientação dentro das empresas. Exercer a função de Direção exige estabelecer procedimentos que possam garantir a eficácia dessa função. Com isso, o bom gestor deve saber como utilizar tais procedimentos, a fim de garantir o sucesso da sua ação. A função direção é abordada por alguns autores como função execução. A seguir, mostramos alguns procedimentos e/ou meios utilizados pelos gestores:

• Instruções e ordens servem para iniciar as atividades necessárias na empresa. Ordem = o que e quando fazer INSTRUÇÃO => Como fazer
• Comunicação é o processo de transmissão de informações e compreensão de uma mensagem.
• Motivação é o motivo que leva alguém a fazer alguma coisa. Refere-se à habilidade de despertar o interesse e o entusiasmo por alguma coisa.
• Liderança trata da capacidade de influenciar o comportamento das pessoas.

– Posição hierárquica: ocorre em função da autoridade do chefe;

– Competência profissional: resultante do conhecimento;

– Personalidade: decorrente das habilidades pessoais (caráter, inteligência).

CONTROLE

Essa função administrativa consiste em MEDIR - AVALIAR. Seu objetivo é verificar se as tarefas/atividades estão ocorrendo com o que foi proposto /planejado e assim poder realizar correções e melhorias. O processo de controle estabelece padrões, ou seja, um resultado desejado. Este processo é concretizado através dos seguintes tipos de padrões: Quantidade, qualidade, tempo e custo. A empresa para efetivar o controle de suas atividades pode escolher um tipo de padrão a ser seguido. Exemplo: a produção de calçados possui seu controle através do padrão de qualidade.

A função controle deve ser executada em todas as áreas da empresa, que são as seguintes: finanças, produção, mercadológica e pessoal. No próximo item, lhe apresento a estrutura organizacional.

Módulo 3: Tipos de empresas

Há muitos tipos de empresas definidas nos sistemas legais de vários países. Esses tipos incluem corporações, sociedade, empresa individual e outros tipos especializados de organização.

Deve ser lembrado, contudo, que as regulamentações que governam os determinados tipos da entidade, até os descritos como rudemente equivalente, podem diferenciar-se a uma extensão maior ou menor entre países.

Dependendo de que tipo da entidade de negócios que você seleciona também influirá na estrutura legal.

A atividade econômica pode ser exercida individualmente ou de forma coletiva. Caso a opção seja a de empresário individual, o patrimônio particular se confunde com o da empresa.

É importante lembrar que o ordenamento jurídico prevê a figura da sociedade simples. Trata-se de um novo tipo societário criado em substituição ao tradicional modelo de sociedade civil. Sociedades simples não podem exercer qualquer atividade econômica organizada, com a finalidade de produção ou circulação de bens ou serviços. Sua finalidade deve se concentrar em atividades profissionais de natureza científica, literária e/ou artística.

Sociedade limitada

Tem por objeto o exercício de atividade própria de empresário sujeito ao registro, independentemente de seu objeto, devendo inscrever-se na Junta Comercial do respectivo Estado. (CC art. 982 e parágrafo único). Isto é sociedade empresária é aquela onde se exerce profissionalmente atividade econômica organizada para a produção ou circulação de bens ou de serviços, constituindo elemento de empresa. Desta forma, podemos dizer que sociedade empresária é a reunião de dois empresários ou mais, para a exploração, em conjunto, de atividade(s) econômica(s). Os sócios respondem de forma limitada ao capital social da empresa, pelas dívidas contraídas no exercício da sua atividade perante os seus credores.

Empresário individual

Nada mais é do que aquele que exerce em nome próprio, atividade empresarial. Trata-se de uma empresa que é titulada apenas por uma só pessoa física, que integraliza bens próprios à exploração do seu negócio. Um empresário em nome individual atua sem separação jurídica entre os seus bens pessoais e os seus negócios, ou seja, não vigora o princípio da separação do patrimônio. O proprietário responde de forma ilimitada pelas dívidas contraídas no exercício da sua atividade perante os seus credores, com todos os bens pessoais que integram o seu patrimônio (casas, automóveis, terrenos etc.) e os do seu cônjuge (se for casado num regime de comunhão de bens). O inverso também acontece, ou seja, o patrimônio integralizado para a exploração da atividade comercial também responde pelas dívidas pessoais do empresário e do cônjuge. A responsabilidade é, portanto, ilimitada nos dois sentidos. A empresa (nome comercial) deve ser composta pelo nome civil do proprietário, completo ou abreviado, podendo aditar-lhe um outro nome pelo qual seja conhecido no meio empresarial e/ou a referência à atividade da empresa. Se tiver adquirido a empresa por sucessão, poderá acrescentar a expressão "Sucessor de" ou "Herdeiro de".

Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI)

É aquela constituída por uma única pessoa titular da totalidade do capital social, devidamente integralizado, que não poderá ser inferior a 100 (cem) vezes o maior salário mínimo vigente no País. O titular não responderá com seus bens pessoais pelas dívidas da empresa. A pessoa natural que constituir empresa individual de responsabilidade limitada somente poderá figurar em uma única empresa dessa modalidade. Ao nome empresarial deverá ser incluído a expressão "EIRELI" após a firma ou a denominação social da empresa individual de responsabilidade limitada. A EIRELI também poderá resultar da concentração das quotas de outra modalidade societária num único sócio, independentemente das razões que motivaram tal concentração. A Empresa individual de responsabilidade limitada será regulada, no que couber, pelas normas aplicáveis às sociedades limitadas.